Publié le 4 mai 2020 Mis à jour le 26 juin 2020

Informations au 26 juin 2020


La mise en application de la troisième et dernière phase du plan de reprise d'activité (PRA) débutera le 29 juin 2020. 
Cette phase privilégie le travail de chaque agent en présentiel, tout en maintenant les gestes barrières et les mesures de distanciation sociale.
L’étape suivante sera la reprise totale des activités sur site.
 
Pour cette crise Covid-19, au regard de l’amélioration de la situation sanitaire, le PRA a été organisé en 3 phases.
Dans les 1re et 2de phases, le travail à distance était privilégié avec un retour progressif des agents sur site.
La 3e et dernière phase privilégie le travail de chaque agent en présentiel, tout en maintenant les gestes barrières et les mesures de distanciation sociale.

 
MODALITÉS GÉNÉRALES
 Qu'est-ce qu'un plan de reprise de l'activité  ?

Le PRA est une démarche permettant d’anticiper, de prévoir et de planifier le retour aux activités normales de l’université.
Il doit permettre de limiter les impacts de la reprise (effet d’engorgement, de surcharge d’activité), pour limiter les impacts de la crise elle-même mais aussi pour hiérarchiser et planifier les actions.

Le PRA prend en compte le caractère progressif d’une reprise d’activité, en incluant les décisions externes ainsi que les décisions des instances de l’établissement.
Il a donc vocation à être un document de nature stratégique, d’aide à la décision pour faciliter l’organisation du retour à la normale.

Le PRA prévoit une programmation par phases tenant compte de l’évolution du contexte pandémique, avec une montée progressive du présentiel.

Deux premières phases prévisionnelles sont, dés à présent, envisagées :

  • période du 11/05/20 au 02/06/20 (phase 1) ;
  • période du 03/06/20 au 29/06/20 (phase 2).

L’adaptation des phases sera conditionnée à l’évolution de la situation sanitaire et des préconisations gouvernementales.
 

Le 29 juin, tous les personnels devront-ils être présents sur leur lieu de travail ?

Afin de garantir une reprise dans les meilleures conditions et une préparation optimale de la rentrée universitaire, les personnels doivent établir, en lien avec leur responsable hiérarchique, le planning de reprise en présentiel.
La reprise des activités sur site est confiée aux directeurs de composantes, de structures de recherche et de services qui veilleront à trouver les solutions les mieux adaptées pour répondre aux missions de l’établissement.
Ainsi, à partir du 29 juin, tous les personnels mobilisables (sauf restriction médicale) ont vocation à revenir en présentiel sous réserve de la mise en œuvre des gestes barrières et de la distanciation sociale (qui conditionnera la capacité d’accueil de chaque site).
Une attention particulière sera portée à la situation individuelle des agents, ainsi qu’au respect des conditions sanitaires et de travail.

Les personnels dont les modalités de travail à domicile ne sont pas satisfaisantes ou qui ne peuvent travailler à domicile bénéficieront prioritairement d’un retour à temps plein, dès le 29 juin 2020

Quand la reprise normale de l’activité en présentiel aura t-elle lieu ?

Une reprise totale de l’activité sur site est prévue au 17 août 2020 après la fermeture administrative
 

Comment sont prises les décisions opérationnelles pendant la période de crise ?

Une cellule Covid-19 est opérationnelle à l’université depuis le début de la crise sanitaire.
Elle se réunit toutes les semaines depuis début mars. Elle comprend les secrétaires du CHSCT.
Elle a pour objectif la prise en compte rapide et coordonnée des problématiques liées à la diffusion du coronavirus dans notre établissement.

Dans un premier temps, la cellule a élaboré et assuré le suivi du plan de continuité de l’activité (PCA) afin de garantir le maintien des missions essentielles de l’université.
Elle assure désormais la finalisation et l’adaptation en temps réel du plan de reprise de l’activité (PRA).
Les décisions sont soumises aux instances réglementaires qui continuent de se réunir à distance de façon régulière.
La cellule Covid-19 sera opérationnelle jusqu’à la reprise normale des activités au sein de l’établissement.
 



PRÉVENTION
 
Quelles sont les garanties sanitaires prises au sein de l’établissement ?

Pour garantir un retour sur site des personnels dans des conditions sanitaires optimales, les équipes du Domaine patrimoine, logistique, prévention et sécurité sont mobilisées.

Elles ont procédé :

  • aux contrôles des installations de ventilation des locaux ;
  • aux contrôles sanitaires de la production d’eau chaude ;
  • aux purges des réseaux de distribution d’eau ;
  • au nettoyage / désinfection des locaux mobilisés et à mobiliser.

Le nettoyage hebdomadaire des bureaux devient quotidien. Cela entrainera une réduction de la surface nettoyée et donc occupée quotidiennement.
Des consignes précises de désinfection ont été communiquées à l’entreprise de nettoyage partenaire de l’université.
 

Quelles sont les consignes sanitaires à respecter lors de la reprise du travail sur site ?
Pour la sécurité de toutes et tous, la distanciation et les gestes barrières doivent être respectées.

La distanciation impose une distance minimale de 1m entre deux personnes dont le respect peut être assuré par l’organisation du travail (horaires décalés, rotation d’effectifs,…) l’adaptation de l’usage des locaux (sens de circulation, organisation du mobilier,…).

Les gestes barrières à effectuer, et par ordre de priorités, sont :

1. se laver régulièrement les mains à l'eau et au savon ;
2. se couvrir systématiquement le nez et la bouche quand on tousse ou éternue ;
3. se moucher dans un mouchoir à usage unique à éliminer immédiatement dans une poubelle ;
4. éviter de se toucher le visage, en particulier le nez, la bouche et les yeux ;
5. limiter les contacts directs et indirects (via les objets) ;
6. porter impérativement un masque grand public dès lors que les règles de distanciation physique ne peuvent être garanties.
 
Que dois-je faire en cas de signes d’une possible infection Covid-19 (toux, essoufflements, fièvre, etc.) ?
Dès les premiers signes,

À domicile :
  • rester chez soi ou dans son lieu de confinement ;
  • éviter les sorties et les contacts avec des personnes fragiles ;
  • contacter le médecin traitant si besoin ;
  • prévenir son supérieur hiérarchique de son absence ainsi que le domaine D-RHDS (drhds@univ-tlse3.fr).

Sur le lieu de travail :
  • prévenir son supérieur hiérarchique ainsi que le domaine D-RHDS (drhds@univ-tlse3.fr) ;
  • contacter le médecin de prévention ;
  • consultation directe du médecin traitant.
Le port du masque est-il obligatoire lors de la reprise du travail sur site ?
Le port du masque sur le lieu de travail ne fait pas partie des mesures sanitaires obligatoires.
La reprise d’activité en présentiel est conditionnée en premier lieu à l’application stricte des règles de distanciation physique, du respect des gestes barrières dont en priorité d’une hygiène des mains.

Cependant, l’université est allée au-delà des préconisations gouvernementales puisqu’elle a commandé une quantité suffisante de masques alternatifs en tissu lavable UNS1 et UNS2 pour l’ensemble des personnels sur les sites.
Deux masques sont à disposition des personnels. Il convient de les retirer auprès de votre responsable hiérarchique.
Par ailleurs, l’université a commandé des masques jetables destinés aux étudiants ayant des concours ou examens sur site.

 
 
RESSOURCES HUMAINES
 
J’ai un problème de santé, dois-je venir travailler sur site ?

Vous devez dès à présent vous rapprocher du service de médecine préventive pour envisager les modalités futures de votre reprise de poste sur site.

Le médecin de prévention est à l’écoute des agents pour toutes questions médicales et sanitaires.
Il a pour mission d’éviter toute altération de l’état de santé des personnels du fait de leur activité professionnelle, dans la préservation du secret médical.
 

Pour le site de Toulouse :
Service de Médecine de Prévention du Personnel (SMPP)
Dr Laguerre : jacqueline.laguerre@univ-tlse3.fr
Et e-mail au secrétariat (en copie) : smpp.secretariat@univ-tlse3.fr
Pour le site d’Auch :
Centre de Santé au Travail en Gascogne
Dr Maillard
Tel : 06 08 41 57 55
 
Pour le site de Castres :
Service Paritaire de Santé au Travail du Tarn
Dr Rouanet
Tel : 05 63 59 34 36
Pour le site de Tarbes :
ASMT Prévention et Santé
Dr Lavaur
Tel : 05 62 93 81 81

Je dois garder mon ou mes enfants. Comment va se passer la reprise ?

La garde d'enfant est possible jusqu'au 4 juillet date de fin de l'année scolaire.
Vous devez  transmettre obligatoirement un justificatif fourni par la Mairie ou l’école de votre enfant à votre responsable hiérarchique attestant de l’impossibilité de le prendre en charge.
Vous devez ensuite vous rapprocher de votre responsable hiérarchique pour organiser une reprise du travail à temps plein sur site, dans la mesure du possible

La crèche est-elle ouverte ?

La crèche de l’Université ouvre à nouveau pour l’ensemble des 68 familles bénéciaires.
Les horaires d’ouverture sont de 7h30 à 18h30.
Sous réserve de places disponibles, la crèche peut encore accueillir quelques nouvelles familles jusqu’au 17 juillet.
Une organisation rigoureuse , dans le respect des mesures d'hygiène et des gestes barrières, est nécessaire an de protéger les enfants, les personnels et les parents.
En particulier, en restant à l’entrée, les parents doivent obligatoirement porter un masque, mettre des sur-chaussures et se laver les mains au gel hydro-alcoolique.
La distanciation physique entre les parents et les personnels doit être respectée.
 

Les conditions du confinement ne me permettent pas d’effectuer mes activités professionnelles. Que dois-je faire ?

Vous devez vous rapprocher de votre responsable hiérarchique pour organiser la reprise du travail à temps plein sur site dans le respect des règles sanitaires en vigueur.
 

Comment seront prises en compte les conditions de déplacement domicile <-> travail ?

Les agents doivent respecter les recommandations nationales concernant l’usage des transports.
En cas de difficultés pour respecter les nouvelles conditions d’usage, l’agent doit en informer son supérieur hiérarchique afin d’envisager une solution de reprise adaptée.
 

Sera t-il possible de déjeuner sur place ?

Restaurant administratif de l'Upsidum
Réouverture le 29 juin 2020.
Le nombre de places assises a été divisé par deux (130 places).
Il est conseillé aux personnels d’échelonner la pause déjeuner sur la plage horaire proposée (11h30-13h30) et d’éviter dans la mesure du possible le créneau où la fréquentation est la plus forte (11h45 - 12h30).
L’accès au restaurant administratif est conditionné au respect des gestes barrières et des consignes sanitaires pour garantir la sécurité de toutes et tous.

Deux points de vente à emporter (sandwiches, salades, menus, boissons...) sont ouverts sur le campus de Rangueil.

Cœur de blé Upsidum (1er étage)
Les horaires d’ouverture sont de 11h30 à 14h du lundi au vendredi.
L'espace a été entièrement aménagé pour que les mesures de sécurité sanitaires soient respectées (balisage, marquage au sol, protection des employés...)
Pour fluidifier le service et réduire le temps d'attente, un service de précommande téléphonique est désormais disponible au 05 34 42 58 87 de 8h à 10h.

Cafet’ au Théorème du Crous
Les horaires d’ouverture sont de 10h30 à 15h du lundi au vendredi.
Ce service se fera exclusivement en vente à emporter dans les respects des gestes barrières et des mesures de distanciation.
Pour plus d’information : www.crous-toulouse.fr/actualite/ventecafet/

Des aménagements d’horaires sont-ils envisageables pour respecter les consignes sanitaires ?

Pour les activités devant être exercées en présentiel, le respect des mesures de distanciation sociale et de protection adaptées doit être prévu, ce qui peut notamment impliquer de prévoir des horaires aménagés ou une rotation des effectifs.

Ces modalités doivent être précisées dans le plan de reprise d’activité de la structure d’affectation des agents.
 

Vous êtes en difficulté sociale ou financière ?

Valérie Poitrasson, assistante sociale, assure une relation à distance avec les personnels qui en ont font la demande.
La mission de l’assistante de service s’inscrit dans un rôle d’écoute, d’information, de conseils, d’orientation, d’évaluation des problèmes et d’élaboration d’un plan d’aide et d’accompagnement, en vue de la résolution des difficultés rencontrées par les personnels.

À noter que dans le contexte sanitaire actuel, des contraintes sont à prévoir, notamment à cause de l’indisponibilité de certains services extérieurs (MGEN, Préfecture, CAF, services sociaux de secteur ou spécialisés, associations, etc.).

Valérie Poitrasson est joignable par mail à l’adresse suivante : valerie.poitrasson@univ-tlse3.fr

Vous êtes en souffrance psychologique et avez besoin d'écoute ?

En cette période de crise sanitaire, les agents de l’université peuvent se trouver confrontés à des situations professionnelles inédites de nature à générer pour certains du mal-être ou de la souffrance psychique.
L’université, en partenariat avec la MGEN, vous propose l’accès au Service des Espaces d’Accueil et d’Écoute.
Une équipe d’experts assure la prise en charge directe des appels téléphoniques.
Les appels passés auprès du numéro de téléphone du réseau PAS 0 805 500 005 sont transférés directement vers la plateforme PSYA, dédiée à l'accompagnement et au soutien psychologique. La prise en charge téléphonique est sans rendez-vous et dans un cadre confidentiel.
 


 

PROCÉDURES
 

Comment pouvons-nous passer des commandes ou facturer des clients ?

La phase de déconfinement se traduit par un rétablissement progressif des outils de gestion budgétaire et comptable.

Dans un premier temps, les accès seront ouverts à un nombre limité d’opérateurs au sein des différentes structures. Cette liste est en cours de finalisation et devrait permettre de retrouver un fonctionnement en proximité.

Dans un contexte où le travail à distance reste privilégié, les services ordonnateurs sont invités à s’assurer que les commandes passées pourront faire l’objet d’une réception dans les locaux de l’université dans des conditions compatibles avec l’organisation actuelle.
 

Date(s)
Le 05 mai 2020