Vous trouverez ci-dessous le guide d'utilisation concernant uniquement l'envoi, la réception et l'organisation des messages du services "MAIL"
Pour le guide d'utilisation du service messagerie dans sa globalité et des autres services de SYNERGIES cliquez ici

Envoi

Expéditeur

Vous pouvez envoyer votre message avec

  • l'identité de votre compte personnel
  • l'identité d'une boite aux lettres de fonction ("BALF") dont vous êtes membre

Le choix de l'identité se fait via le bouton "Expéditeur" et l'icône de la petit flèche :

Expéditeur

NB :
  • L’intitulé (Prénom, Prénom NOM, etc.) donnée à votre identité personnel (« compte ») peut se définir via l’onglet « Préférence – Comptes »
  • Chacune de ces identités peut avoir une signature personnalisée par défaut (« Préférence – Signature »)
Destinataires
Rôle de vos destinataires

En fonction du « rôle » que vous souhaitez donner à vos destinataires, ceux-ci peuvent être positionnés dans les champs suivants :

  • « A »
    Pour des destinataires principaux (c’est à eux que le message s’adresse)
  • « Cc »
    Pour des destinataires secondaires (observateurs que l’on met juste en copie)
  • « Cci » via l’onglet « Option – Afficher Cci »
    Pour des destinataires secondaires cachés (observateurs que l’on met en copie cachée

Sélection de vos destinataires
Lors de l'envoi d'un nouveau message et depuis la zone de saisie d'un destinataire, un accès automatique en autocomplétion vers l'ensemble des contacts est paramétré par défaut.

Vous y trouverez :

  • Les contacts de l'annuaire global de l'université (GAL).
    Celui-ci comprend les adresses :
    • des personnels
    • des étudiants
    • des boîtes aux lettres de fonction (BALFs)
  • Les contacts déjà saisies une fois par vous (« personnes contactées par mail »)
  • Les contacts locaux créés et enregistrés par vous dans « Contacts » ou dans un dossier de votre choix

NB :
Vous trouverez toutes les configuration dans l’onglet « Préférences » - « Contacts »

MESSAGE (Sujet, corps du texte et émoticônes)

Texte du message
Le « corps du texte » vous permet d’écrire votre message

Celui-ci peut être :

  • mis en forme
  • corrigé via le correcteur orthographique

Message

NB : En fonction du paramétrage, certains combinaisons de caractères peuvent se transformer en émoticône : A VISIONNER
 

Sujet du message
Il est important d'ajouter un objet à votre message ("Sujet").
Celui-ci doit précis et synthétique pour une meilleure lisibilité		 Sujet
Pièces jointes et taille du message

Vous pouvez transmettre en pièce jointe (« Joindre ») :

  • Des fichiers
  • Des contacts
  • Des mails

Vous pouvez également insérer des images dans le corps du texte via « Joindre - Joindre dans le mail »

NB : la taille maximale d’une pièce jointe et d’environ 25 Mo, corps de message et pièces jointes incluses.
Pour des fichiers plus volumineux, privilégiez l’envoi par Filsender
 Pièce jointe
Signature

Si vous souhaitez joindre une signature prédéfinie à votre message, cela est tout à fait possible :

Signature

Prérequis :

Avoir créé la ou les signature(s) souhaitée(s) en amont
Comment créer une signature : A VISIONNER


NB :

  • Si vous créez plusieurs signatures, l’une d’entre elles peut être définie par défaut (cf. "Préférences" – "Signatures" – "Utilisation des signatures")
  • Si vous avez plusieurs « identités » (dans le cas d'appartenance à des boîtes aux lettres de fonction "BALF" par exemple), une signature par défaut peut être définie pour chacune de ces « identités »
  • Le choix de votre "identité" lors de l’envoi de message se fait via le champ « Expéditeur »
  • Pour avoir des exemples, consultez la rubrique "Logo" sur la page de la charte graphique de l'Université Toulouse III - Paul Sabatier 
Options d'envoi

« Priorité »
Si besoin, vous pouvez noter vos messages avec des niveaux de priorité pour attirer l’attention de vos destinataires
Un message noté « Priorité haute » apparaitra chez votre destinataire comme suit : 
Priorité
 

« Accusé de lecture »
Vous pouvez également demander un accusé de lecture.
Dans le cas où votre destinataire l’accepte, cela vous permettra de savoir que votre message a bien été ouvert.
NB : Cela ne garantit cependant pas que votre message a été lu et/ou compris.
Envoi Option
Envoi Option
Brouillon

Vous n’avez pas eu le temps de finaliser votre message ?

N'hésitez pas à l'enregistrer en tant que "brouillon" :

Brouillon

Reprendre votre brouillon pour le finir ?

Pour cela :

  • Allez dans le dossier brouillon

 Reprendre un message enregistré en "brouillon"

  • Retrouvez votre message
  • Depuis votre message faites un "Clic droit" - "Modifier"
Envoi

Votre message peut être envoyé selon les modes et délais d'envoi suivant :

  • immédiat
    Pour envoyer votre message immédiatement, il vous suffit de cliquer sur :
    Envoi immédiat
     
  • En différé :
    Pour envoyer votre message ultérieurement, il vous suffit d'en définir le moment approprié
    Envoi différé
Délais d'envoi Mode d'envoi
  • direct
    Par la création d'un nouveau message que vous envoyez
    • Envoi direct
    • Envoi direct 2
       
  • indirect
    Vous venez de recevoir un message et souhaitez y répondre :
    Depuis le message reçu :
    • Clic droit
    • Envoi indirect
Cas particulier de publipostage

Le webmail de SYNERGIES ne peut répondre au publipostage.
Dans ce cas très particulier, merci de vous adresser à votre service informatique de proximité qui pourra éventuellement vous proposer une solution selon sa politique de service

RECEPTION

Redirections

Seuls les personnels ou hébergés sont autorisés à positionner des redirections sur Synergies
NB : les étudiants ne peuvent pas positionner de redirection, ni mettre un filtre pour renvoyer leur message vers une autre adresse. Cependant, l'application messagerie sur mobile "Carbonio Mail" est très souple, performante et pratique

Filtre ou redirection automatique de messages

La mise en place de filtre vous permet :

  • soit de ranger automatiquement vos messages dans des dossiers dès leur réception
  • soit de mettre en place des actions automatiques comme :
    • supprimer un message selon certains critères
    • les marquer avec un label
    • les marquer comme spam
    • les faire suivre à une autre adresse

Filtre
Filtre

Mettre en place un filtre :

Filtre
Filtre

Mise en place d'un message d'absence

Vous pouvez configurer un message d'absence qui répond automatiquement aux personnes qui vous envoient des mails lorsque vous êtes absent pour une durée définie.
Sur une période de 7 jours, ce message est envoyé une seule fois à chaque destinataire, quel que soit le nombre de mails que la personne vous envoie pendant votre d'absence. Au bout des 7 jours le message est envoyé à nouveau.

  • Mettre un message d'absence : A lire ci-dessous
    message_absence
    message_absence

    La fonction de message d'absence est immédiatement activée
     
  • Mettre un message d'absence : A VISIONNER

ORGANISATION

Organisation

Chaque message peut faire l’objet de différentes actions comme par exemple, la mise en place :

  • d’un rangement dans un DOSSIER (manuellement ou via des Filtres)
    • de manière manuel : Sélectionnez le message et glissez le dans le dossier désiré
    • de manière automatique : Clic droit - « Définir un filtre »
  • d’un tag
  • d'un drapeau
  • d’un rendez-vous
  • d’une tâche

Il suffit pour cela de faire un "clic droit" depuis un message pour choisir l'action souhaitée (cf. image ci-contre)
Organisation
Organisation
Dossiers

Création de dossier

Afin de pouvoir ranger vos messages, vous avez la possibilité de créer des dossiers.

La création de dossier se fait depuis l'onglet "Mail" comme suit :

  • Clic droit - "Nouveau dossier" depuis le lieu sous lequel vous souhaitez avec des dossiers (« Réception », "Envoyé", etc.)
    Nouveau dossier
    Nouveau dossier
  • Donner ensuite un nom et une couleur à votre dossier pour mieux l'identifier
    Couleur Dossier
    Couleur Dossier

       
Rangement de messages dans un dossier

Vous pouvez ensuite ranger vos messages dans un de ces dossiers

  • soit manuellement
    • Clic droit – « déplacer » puis choisir le dossier au sein de l’arborescence proposée
      Déplacer Dossier
      Déplacer Dossier
    • ou en le déplaçant manuellement
  • de manière automatique via la mise en place de filtre (cf. "Filtre")
Drapeau

Vous pouvez ajouter le symbole « drapeau » à  vos messages :

Clic droit sur le message concerné Drapeau
Drapeau

Vous pourrez ainsi préciser l'importance de ces messages parmi les autres.

Après la prise en compte effective de ces messages vous pouvez alors supprimer le « drapeau » :

Clic droit sur le message concerné Supprimer le drapeau
Drapeau : suppression

NB : Vous ne pourrez cependant pas lister l’ensemble des messages ainsi notés.
Les tags, quant à eux, permettent ce tri (cf. diapo Tag)

TAG

Vous pouvez taguer vos messages
Pour cela, depuis votre message : Clic droit- « Marquer message »

  • Choisissez le tag déjà existant
  • ou créer un nouveau tag
    Tag

Vous pourrez ainsi afficher ensuite les messages en fonction de leur tag
Pour cela, cliquez sur « Mail » puis « Tags »
Choisissez le tag pour lequel vous souhaitez voir l’ensemble des mails associés
Tag clic-droit
Tag clic-droit
NB :
  • pour créer de nouveau tag :
    Nouveau Tag
    Nouveau Tag
  • Il est indispensable d'utiliser des caractères standards dans l'intitulé de vos tags
    Sans cela des problèmes techniques risqueraient d'impacter vos tags
Nettoyage - Conservation

Afin de ne pas encombrer vos dossiers de messages périmés, vous pouvez mettre en place un système automatique de "purge"

Pour cela :
  • "Clic droit" depuis le dossier concerné
  • "Editer propriétés"
  • Onglet "Conservation"
  • "Activer la mise au rebut des messages"

L'option "Activer la conservation des messages" vous permet
de vous sécuriser lors de la suppression d'un message