Sans cette étape préalable dans le SIRH, l'étudiant ne pourra pas être intégré à Gestion SEPA et, par conséquent, ne pourra pas recevoir sa gratification.
Pour la demande de création aux RH de proximité utilisé le lien je dois envoyer un ticket GUN (lien : https://ent-personnels.univ-tlse3.fr/recrutement/stage ) cliquer sur « création d'un compte UT pour un étudiant stagiaire »
Qu'est-ce qu'une Unité Organisationnelle (UO) ?
Une UO est une brique de l'arborescence (structure) qui décrit l'organisation interne de l'administration.
Dans le logiciel Siham, elle sert à situer précisément où sont affectés les agents et les étudiants.
Comment identifier l'UO d'un stagiaire ?
Avant de demander une habilitation, vous devez vérifier l'affectation du stagiaire dans l'onglet "Liste des paiements récurrents" du menu Gestionnaire.
Comment rechercher un étudiant spécifique ?
Dans le menu de recherche, tapez le nom ou le prénom de l'étudiant.
Astuce : Vous pouvez utiliser le symbole % pour faciliter votre recherche (ex : %valentin%).
Où trouver l'information nécessaire pour l'habilitation ?
Une fois l'étudiant trouvé dans la liste, relevez le code affiché dans la colonne "Structure".
C'est ce code d'UO que vous devrez utiliser pour votre demande d'habilitation.
Que faire si mon stagiaire n'apparaît pas dans Gestion SEPA ?
L'outil récupère ses données directement de SIHAM.
Si l'étudiant est absent, vous devez contacter d'urgence votre service RH de proximité pour qu'il soit créé dans la base SIHAM.
À qui envoyer concrètement la "demande d'habilitation" une fois l'UO identifiée ?
Je dois envoyer un ticket GUN :
1- https://ent-personnels.univ-tlse3.fr/catalogue-de-services/outils-financiers-et-comptables
2- Aller dans l’onglet assistance GESTION SEPA
Pourquoi je ne trouve pas l’UO de mon étudiant dans le menu déroulant ?
Il est nécessaire de faire une demande d’habilitation via ticket Gun
Combien de temps faut-il attendre après la création dans SIHAM pour que l'étudiant apparaisse dans Gestion SEPA ?
L’étudiant apparaîtra dans GESTION SEPA le lendemain de sa création dans SIHAM, sous réserve que son stage ait effectivement commencé, puisque la remontée ne s'active qu'à partir du premier jour du stage.
Gestion des Bordereaux
À quoi sert l'outil Gestion SEPA ?
C'est une plateforme conçue pour automatiser le processus de paiement des gratifications de stage au sein de l'université.
Mon étudiant est bien créé dans SIHAM mais ne remonte pas dans GESTION SEPA
L’étudiant apparaîtra dans GESTION SEPA le lendemain de sa création dans SIHAM, sous réserve que son stage ait effectivement commencé, puisque la remontée ne s'active qu'à partir du premier jour du stage.
Si l'étudiant est absent alors que son stage a débuté, vous devez contacter d'urgence votre service RH de proximité pour analyser la problématique.
Pourquoi l’onglet « transmission AC » n’apparaît pas ?
Pour que le bouton « TRANSMISSION AC » apparaisse, il faut s’assurer que toutes les données soient bien renseignées :
1° Dans l’en-tête du bordereau :
- Indiquer le libellé
- Insérer le bon de commande (PDF°)
- Indiquer un numéro de bon de commande existant dans SIFAC
2° Dans le contenu du bordereau :
- Insérer le RIB au format PNG (seulement pour la première saisie, il remontera le fichier pour les mois suivant)
- Insérer la convention au format PDF (seulement pour la première saisie, il remontera le fichier pour les mois suivant)
- Indiquer le nombre d’heure
- Le centre de coûts
Un étudiant apparaît dans mon bordereau mais je ne le gère pas que dois-je faire ?
Plusieurs gestionnaires pouvant être habilités sur une même Unité Organisationnelle (UO), il est impératif de ne pas supprimer l'étudiant.
Contactez le Pôle dépense de personnel (DSC) afin d'identifier le gestionnaire en binôme avec vous et de vous coordonner pour la validation finale du bordereau.
J'ai déjà créé mon bordereau et un stagiaire supplémentaire vient de commencer. Comment faire pour qu'il apparaisse dans ma liste ?
Si votre bordereau est encore en cours : abandonnez-le et créez-en un nouveau pour faire apparaître l'étudiant.
Attention : Si le bordereau est déjà transmis à l'AC, seul le Pôle dépense de personnel (DSC) peut le rejeter pour vous permettre d'intégrer ce nouveau stagiaire.
Peux-ton gratifier un étudiant en dehors du délai calendaire ?
Oui, c'est possible, mais cela entraînera un report sur la période suivante : la transmission du bordereau actuel à la DGFIP empêche toute nouvelle génération immédiate, ce qui retardera d'autant le paiement des gratifications.
